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Home 7 points clés pour réussir son projet d’installation d’un ERP comme OpenERP

7 points clés pour réussir son projet d’installation d’une solution ERP comme Odoo-OpenERP au sein d’une PME

 

Qu’est ce qu’un projet ERP

Un ERP (Enterprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de gestion intégré) est une solution logicielle composée de nombres fonctionnalités ou modules chez OpenERP  :projet ERP Openerp

  • partageant une seule et même base de données
  • permettant  la centralisation, l’automatisation et l’optimisation des processus métiers.

 

Les principales raisons d’acquisition d’un nouvel ERP par les PME

  • Le renouvellement de l’outil existant
  • La modernisation du système d’information
  • L’abandon du logiciel maison
  • Le complément de l’outil existant (une plus forte intégration de la gestion d’activité)
  • Le besoin d’uniformisation au niveau groupe
  • Le nécessité d’une plus grande connectivités avec des systèmes externes

 1) Analyser les processus de projet ERP

Les critères de choix d’un ERP dans une entreprise doivent impérativement se baser sur des aspects technologiques et des objectifs financiers. Pour avoir l’outil le plus performant, la décision doit être prise après une analyse en amont des attentes et des besoins bien définis de l’entreprise. Cette phase implique la nomination d’un chef de projet. Chaque responsable de service, sous la direction du chef de projet, collabore et consulte son personnel. (Pour mener à bien la conduite de changements, il est essentiel d’impliquer les équipes concernées)
L’existence dans une entreprise de plusieurs applicatifs ne communiquant pas entre eux crée une redondance. Les problèmes ainsi générés sont multiples : incohérence, données manquantes ou périmées, etc.
L’utilisation d’un ERP permet de contrôler et de fiabiliser l’information.
Il est aussi judicieux de s’assurer de la possibilité du transfert des données existantes vers le nouvel outil afin d’éviter d’éventuelles pertes, ou une saisie manuelle.

 

2) Fonctionnalités souhaitées

Un ERP intègre au minimum une gestion commerciale. D’autres fonctionnalités viennent se greffer :

  • La gestion de production
  • La gestion d’activité
  • La logistique
  • Les stocks
  • La comptabilité générale
  • La comptabilité analytique
  • La gestion de la relation client (CRM)
  • La gestion des forces de vente,
  • Le SAV
  • Le Business Intelligence
  • La gestion des ressources humaines
  • La gestion de projet

 

3) Envisager l’avenir

La mise en place d’un ERP est souvent précédée par une phase d’audit de la stratégie de l’entreprise. Il est important dans la sélection d’un ERP de tenir compte des perspectives de la société, c’est-à-dire trouver un outil évolutif et convivial capable d’intégrer des solutions extérieures.
L’implantation d’un projet ERP implique une mobilisation importante en terme de ressources humaines et financières. Il faut donc choisir un outil adapté à la taille de la société et à son évolution, capable d’entrainer un bon retour sur investissement à court terme.
Pour cela, il faut faire une analyse des processus actuels de l’entreprise et avoir une bonne idée de l’objectif à atteindre. Techniquement, il faut s’assurer que les logiciels utilisés peuvent être opérationnels sur différents environnements. Il faut aussi penser aux coûts de maintenance dûs aux innovations technologiques, aux migrations, à l’ajout de nouvelles fonctions, etc.

Les différentes offres : Généralistes ou spécialisées
Chaque entreprise étant unique, le choix d’un ERP devra se faire en fonction de ses activités et de son contexte. Elle peut alors soit adopter une solution généraliste, miser sur une solution spécialisée (ces dernières mettent en avant leur expertise et leurs références clients), soit faire le choix d’outils spécifiques, voire même en Open Source (gains sur les prix, les services et la proximité), avec la possibilité d’infogérer la solution.

Offre généraliste : Permet de traiter tous les besoins de l’organisation, elle a l’avantage de pouvoir être mise en place dans n’importe quel secteur : l’entreprise doit alors s’y conformer.

Offre spécialisée : Permet d’offrir des fonctionnalités adaptées au métier de l’entreprise et aux besoins des interlocuteurs. Elle est orientée activité (ex transport, chantier…) ou répond par exemple à des contraintes de traçabilité ou de réglementations (chimie, santé, pharmacologie).
L’Opensource : La gratuité des systèmes Opensource en terme de licence, la flexibilité, l’engagement progressif de ressources avec possibilité à tout moment d’arrêter le projet, l’indépendance vis-à-vis de l’éditeur et des migrations, sont les atouts majeurs des ERP OPEN SOURCE comme d’Odoo-OpenERP. C’est la raison pour laquelle les PME, qui n’ont pas les moyens des grands groupes, y ont de plus en plus recours. Pour autant la mise en place d’une telle solution nécessite des compétences informatiques fortes.

ERP en mode SAAS: Permet d’héberger la solution en externe sur les serveurs de l’éditeur ou de l’intégrateur (mode SAAS qui correspond à louer le logiciel et payer une redevance mensuelle incluant l’assistance technique).

 

4) Mobiliser les ressources en interne

Un projet ERP demande un effort concentré des ressources financières et humaines. Les habitudes de travail de chaque service vont être affectées. La création d’une équipe projet est indispensable. S’adapter aux nouvelles habitudes peut entraîner des réticences chez certains utilisateurs et même générer un refus menant à l’échec du projet. Leur présenter les bénéfices du nouvel ERP dans l’optimisation de leur travail quotidien, leur proposer une formation et des supports de formation simples favoriseront leur acceptation du changement. Il est important d’impliquer non seulement les utilisateurs mais aussi la direction et toutes les personnes clés du projet. En bref, des efforts doivent êtres mis en place pour former et motiver les utilisateurs du produit dans la mise en place du nouvel ERP.

Il n’est pas rare de voir un projet ERP échouer lorsque les utilisateurs ne sont pas impliqués dans la démarche de changement de solution. C’est la raison pour laquelle les projets ERP doivent s’accompagner d’une communication interne permanente.

Aide externe
Pour parvenir au succès de cette démarche, choisir de se faire accompagner par un consultant maîtrisant les systèmes est une solution à envisager. Assurez-vous que la solution retenue vous permettra d’effectuer vous même les changements dans le progiciel. Assurez-vous également de la pérennité et de l’évolution à moyen terme de la solution.

 

5) Budget

Les ERP sont des outils qui permettent de générer de la valeur pour l’entreprise. Le budget d’un ERP dépend du nombre d’utilisateurs finaux et du nombre de modules à mettre en place. À cela, il faudrait ajouter le coût des ressources humaines et matérielles nécessaires pour les différentes phases du projet, à savoir :

  • Cahier des charges
  • Développements et paramétrage
  • Formation des utilisateurs finaux
  • Bascule de l’ancien au nouveau système
  • Contrôle de la reprise correcte des données
  • Coût des infrastructures et du matériel
  • Coût des licences
  • Réalisation des tests
  • Coût des ressources humaines externes
  • Coût des ressources humaines internes
  • Coût des maintenances et des mises à jour

 6) Sélectionner les prestataires

Certaines entreprises sont réticentes à lancer des projets informatiques du fait de mauvaises expériences avec certains éditeurs ou prestataires (coûts récurrents, faillite du prestataire, contrat abusif, etc.). Cette réticence peut être nuisible à long terme tant les outils informatiques adéquats peuvent être un levier de développement économique pour l’entreprise.
Le profil de l’entreprise choisie se distingue par la mise en adéquation des attentes de l’entreprise et de l’ERP proposé. A moins de disposer d’une expertise en interne, l’entreprise est amenée à faire appel à un prestataire spécialisé pour mettre en place de tels outils.

Certains critères permettront de faire un choix pertinent :

  • Vérifier les compétences et les références (demander des références de missions semblables, interroger les clients, démonstration en réel, etc.)
  • Faire appel à un consultant (ce n’est pas un luxe, surtout quand une mauvaise implantation d’un projet pourrait hypothéquer le bon développement de la société)
  • Établir un contrat clair définissant entre autres :
    • les besoins actuels et l’évolution prévisible
    • la responsabilité du fournisseur à offrir un service selon le besoin de l’entreprise.
    • l’étendue du projet
    • la maîtrise des coûts et délais
    • la pérennité de la solution et du service
    • le droit de propriété sur l’outil

 

7) Maîtrisez les risques

Pour conclure, la mise en place d’un projet ERP ne doit pas se faire dans la précipitation. Il est primordial de respecter certaines étapes :

  • Rédaction du cahier des charges suivant le besoin des utilisateurs,
  • Sélection des solutions adaptées aux exigences spécifiées,
  • Analyse des solutions et constitution d’une short-list,
  • Organisation des démonstrations
  • Choix final
  • Intégration et formation

Dans la phase d’intégration, assurez-vous de limiter les risques en gardant un regard objectif tout en maintenant une corrélation entre les besoins de l’entreprise et les fonctionnalités souhaitées.
En plus de ses conseils, l’intégrateur devra évaluer les conséquences, en terme de coûts et délais, qu’entraînera toute prise en compte d’un besoin ne s’inscrivant pas dans les fonctionnalités standards de l’ERP.
La réussite d’un tel projet repose sur un système informatique performant, adapté au contexte de la société, répondant aux attentes fonctionnelles et financières et qui optimise de manière significative les résultats de l’entreprise.