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Home OpenERP 7 : Améliorations et nouveaux modules

3. OpenERP 7 :Améliorations et nouveaux modules

3.1. Réseaux sociaux

Des recherches récentes montrent (source: McKinsey Global Institute; IDC; http://tinyurl.com/cx8ja88 ) que nous passons 61% de notre temps professionnel, à lire et à répondre à des email, à rechercher des informations, ou à communiquer et à collaborer en interne.

Les outils qui se focalisent sur ces activités et les intègre dans les processus enrichissent et améliorent la productivité des utilisateurs. C’est exactement pour cela que nous avons intégré ensemble les applications d’entreprise et les réseaux sociaux.

L’application Réseaux sociaux est basée sur le moteur OpenChatter et présente les caractéristiques principales suivantes:

1. faciliter les conversations avec des utilisateurs internes ou externes (clients, fournisseurs, …), regroupant ainsi la puissance de la messagerie instantanée avec les emails standard;
2. organiser des groupes de discussions, comme alternative aux listes de diffusion traditionnelles;
3. étendre la portée de ces conversations pour intégrer les discussions autour et sur les
documents commerciaux;
4. intégrer un système d’abonnement à tout événement d’entreprise, ou notifications de génération de document;
5. afficher tous les messages et les notifications de manière liée à la page de l’utilisateur.

 

3.1.1. La fonction de conversation

OpenChatter fournit un outil de communication simple pour discuter entre collègues ou avec des contacts externes, que ce soit avec une personne ou avec un groupe.
Deux mécanismes sont prévus afin de discuter et d’échanger des documents : un chat en temps réel et une messagerie asynchrone qui offre une alternative aux e-mails.


Fig. 3.1.1.1. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – le suivi de conversation. Chat en temps réel, une alternative aux discussions internes


Fig. 3.1.1.2. OpenERP 7 -Amélioration et nouveaux modules- Réseaux sociaux : suivi de conversation. Flux et boite mail, une alternative aux mails traditionnels

Vous pouvez envoyer des messages à des utilisateurs internes ou externes, comme vos clients et fournisseurs. La passerelle de messagerie convertit automatiquement les emails pour les afficher sur votre mur.

Aujourd’hui, les gens sont soumis à ce que d’autres décident de mettre à leur disposition. OpenERP 7.0 offre une alternative au problème de la surcharge des boîtes de réception en travaillant à la fois en diffusion et en réception d’information.

OpenERP se distingue par:

1. Messages « pour information »: vous pouvez les retirer lorsque vous n’avez pas besoin de l’information, ils ne nécessitent pas d’être lu chaque jour. Vous recevez uniquement ce que vous avez décidé de suivre. C’est 90% de vos e-mails chaque jour. Vous pouvez les lire à partir du menu «Boîte de réception».

2. Messages « pour l’action »: ils requièrent votre attention immédiate, vous devez les traiter. Vous pouvez les lire à partir du menu « pour : moi».

Cela permet aux utilisateurs de se concentrer uniquement sur les messages «d’action» qui représentent environ 10% des e-mails que nous recevons quotidiennement. Ils peuvent consulter les messages «d’information» seulement quand ils sont à la recherche d’une information spécifique ou si ils ont le temps de les traiter.

 

Fig. 3.1.1.3. OpenERP 7 -Amélioration et nouveaux modules – Réseaux sociaux : envoyer et recevoir un mail

 

3.1.2. Groupes et mailing list

Les discussions peuvent être organisés en groupes. Vous pouvez créer des groupes de discussions pour n’importe quel but, par exemple «Membres du conseil», «Vente: meilleures pratiques», «R & D», ou «Idées Marketing ».

Les utilisateurs peuvent écrire des messages à un groupe, joindre des documents à leurs messages, répondre aux discussions antérieures, voter pour les messages des autres et rechercher l’historique de toutes les conversations. Les utilisateurs peuvent joindre, ou être invités à participer à des groupes. S’ils le font, ils recevront toutes les discussions concernant ces groupes dans leur boîte de réception. En fonction du groupe, vous pouvez également lire les archives du groupe, même si vous avez décidé de ne pas suivre ce groupe.

 

Fig. 3.1.2.1. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – Réseaux sociaux : menu pour rejoindre un groupe

 

Vous pouvez configurer la confidentialité de chaque groupe :

1. Public: tout le monde peut voir les messages liés à ce groupe, y compris vos clients et/ou fournisseurs par le biais de leur portail. Exemple de groupes publics: «Nouvelles de l’entreprise», «Emploi», «Prochains événements», etc;
2. A usage privé: seuls les participants au groupe peuvent voir les messages. Afin de les suivre et d’y particper, vous devez être invité par un membre du groupe. Exemple de groupes
privés: «Membres du Conseil», «ressources humaines», «Projet Client Privé Y»;
3. Groupes sélectionnés uniquement: permet de sélectionner des groupes d’utilisateurs (comme les groupes utilisés dans les droits d’accès) qui peuvent accéder à des messages connexes. Exemple: «Tous les employés», «ventes», «clients», «assurance voiture », pour les salariés ayant un véhicule de fonction.

Vous pouvez également créer des groupes sur lesquels les utilisateurs sont automatiquement abonnés en fonction de leurs droits d’accès. Par exemple, lorsque vous installez OpenERP, un groupe appelé «Toute l’entreprise» est créé automatiquement avec tous vos employés. Cela permet d’envoyer facilement un message à tous les employés.

 

Fig. 3.1.2.2. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – Réseaux sociaux : un utilisateur est ajouté aux groupe « achat de consommables » via accueil/mes groupes/rejoindre un groupe

3.1.3. Votre boîte de réception est un flux d’informations, vous permettant de prendre des mesures

Nous voulions que la version 7.0 soit un système de messagerie pour être une véritable alternative aux e-mails traditionnels. Nous avons voulu permettre aux utilisateurs de reprendre le contrôle de leur boîte de réception en un seul clic par un traitement simplifié de chaque message entrant. La boîte de réception OpenERP est à la fois une boîte de courrier électronique traditionnelle et une liste de tâches, où vous traitez chaque article pour vider la liste.

Lorsque vous traitez vos messages, vous pouvez prendre cinq mesures immédiates en un seul clic sur un message ou sur tout un fil de discussion:

1. « Réponse en ligne » : permet de répondre à un message de façon rapide et facile. Vous n’avez plus besoin d’écrire un sujet, de reprendre le contexte, ou de rechercher les destinataires ;
2. Marquer un message comme « a faire ». Il est supprimé de votre boîte de réception et mis dans une liste de tâches pour un traitement ultérieur ;
3. Vous pouvez « archiver » , ou « marquer comme lu » le message pour le supprimer de la boîte de réception;
4. Vous pouvez marquer votre accord sur un message en un seul clic, avec le bouton
«j’aime»;
5. Zoomer sur le document relatif aux mesures à prendre. (comme confirmer un devis ou approuver une demande de congé).

De cette façon, vous pouvez traiter les messages de votre boîte de réception et prendre des mesures très rapidement.

 

3.1.4. Conversation autour des documents d’entreprise

Certaines actions sont désormais spécifiques au statut du document dans OpenERP. Par exemple, vous pouvez envoyer une demande de devis à un fournisseur potentiel. Cette action fait appel à un assistant de courriel générique capable d’utiliser des modèles d’e-mails. Cela perme l’envoi d’un devis à un client, d’un simple clic.

Par ailleurs, au sein d’une vue, OpenERP 7.0 donne à l’utilisateur la possibilité d’initier ou de participer à une conversation. En tant que tel, les messages que vous avez envoyés ou reçus d’un client sont visibles dans votre boîte de réception, ainsi que sur l’historique du document commercial.

Par exemple, l’intégration avec l’application OpenChatter permet aux participants d’un projet d’être informés et de communiquer autour du projet sur ses différents aspects.
En cliquant sur le bouton « Inviter », vous pouvez inclure les utilisateurs dans le processus de suivi de projet. Grâce à l’utilisation du « suivi », l’utilisateur peut choisir d’être informé sur les différents aspects du projet.

 

Fig. 3.1.4.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – Réseaux sociaux : conversations atour d’un projet. Sélectionnez les différents aspects du projet pour rester informés de son avancée.

 

Lorsque l’utilisateur consulte la page d’un objet, par exemple un projet, toute l’historique des conversations autour de cet objet est affichée. En tant que tel, les commentaires, les messages et les changements autour du projet peuvent être consultés. A titre d’exemple, un utilisateur peut contrôler ce qui se passe avec pour un projet sélectionné, afin de superviser les activités directement liées et d’intervenir de manière préventive en tant que chef de service, ou en tant que responsable qualité.

 

Fig. 3.1.4.2. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – Réseaux sociaux :conversations sur les projets. Les messages utilisateur concernant (par exemple) le projet sont affichés dans la vue de la page en dessous de l’opportunité (partie inférieure de l’écran)

 

Depuis sa page d’accueil l’utilisateur peut aller directement à l’objet à traiter (par exemple, une opportunité, un projet, …).

Les messages sont intégrés à la «nécessité d’action». Mécanisme qui permet aux utilisateurs de voir quand ils en ont besoin un message spécifique afin de prendre les mesures adéquates (par exemple, un client venant de confirmer un devis par e-mail).

 

3.1.5. Les utilisateurs peuvent suivre les conversations qui les intéresse

 

Depuis les événements, les utilisateurs peuvent générer un flux d’informations. Cela crée une dynamique tout à fait nouvelle pour la productivité utilisateur et les performances de l’entreprise. L’utilisateur peut garder un œil sur une opération critique, ou un directeur peut inviter un utilisateur à suivre un élément du processus, et d’en évaluer la priorité. Grâce à l’abonnement à un groupe, l’utilisateur est tenu au courant de tous les événements liés à un département donné, une organisation, ou un ensemble d’événements.

 

Fig. 3.1.5.1.  OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – Réseaux sociaux : la vue d’un ordre de production. Le formulaire à gauche et (dans le rectangle rouge) les événements associés « crées » et « confirmés ».

 

3.2. Se familiariser avec les points de vente

L’écran tactile POS (points de vente) est rajeuni et répond à tous les objectifs précédemment énoncés:

1. Augmentation de la productivité de l’utilisateur, car basée sur le Web et facile à utiliser;
2. Fiable, en tenant compte du mode connecté / déconnecté ;
3. Permet l’intégration avec un grand nombre de points de vente liés à différents appareils. Lors de l’installation du module POS, vous pouvez immédiatement vous familiariser avec lui.

 

Fig. 3.2.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – POS: le menu principal de navigation et l’écran principal des points de vente

Les indicateurs globaux dans la barre d’état vous assurent que vous savez toujours où vous en êtes dans votre processus de vente. Il suffit d’entrer le montant initial du tiroir-caisse et de commencer à vendre.

 

Fig. 3.2.2. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – POS: Entrez le motant initial du tiroir caisse

Les installations améliorées de l’écran tactile, ainsi que le mode portable (raccourcis clavier) et notre nouveau design sont à l’origine de la productivité significativement plus élevé de la caisse.

 

Fig. 3.2.3. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – POS : les produits sont sélectionnable avec un écran tactile

 

En utilisant des catégories de produits hiérarchiques, la recherche instantanée, ou un scanner de code barre, vous naviguez rapidement d’un produit à l’autre.

Fig. 3.2.4. OpenERP 7 –  Amélioration et nouvelles fonctionnalités – POS : la fonction simplifiée de recherche

Grâce à un simple clic, vous pouvez démarrer une session parallèle tout en gardant votre session précédente disponible. Les séances simultanées sont indiqués par des boutons supplémentaires dans la barre d’état.

Fig. 3.2.5. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – POS : sessions multiples

 

En quelques étapes, vous pouvez ajouter différentes méthodes de paiement en passant par le menu de configuration, puis reprendre votre session de vente

Fig. 3.2.6. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – POS : créer ou activer une méthode de paiement

Fig. 3.2.7. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – POS : un exemple de paiement par CB

Lors de la fermeture de votre session, en un coup d’œil vous pouvez effectuer votre paiement en espèces. OpenERP présente à la fois l’ouverture et la fermeture de caisse, y compris le résumé de la méthode de paiement, la re-impression du reçu, ainsi l’examen des préparation de commandes. La session peut être gérée à partir de l’écran d’aperçu.

 

Nous avons ajouté la possibilité d’exécuter des interfaces d’encaissement libre, où les articles sont scannés par le client lui-même.

 

Fig. 3.2.8. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – POS : interface d’encaissement libre

Fig. 3.2.9. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – POS : interface de paiement libre (les produits)

 

Fig. 3.2.10. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – POS : interface de paiement libre (le paiement)

L’installation et la configuration de l’environnement POS sont rendues transparentes, permettant à nos partenaires OpenERP de fournir des configurations avec différents dispositifs, tels que scanner, tiroir caisse, balance, imprimante ticket et terminaux de paiement.

Pour vous aider à développer des modules personnalisés pour du matériel spécifique, une API standard a été développée. Ainsi vous avez juste besoin de mettre en œuvre le driver sur l’API existante. Afin de vous aider à déboguer les interfaces avec le matériel externe, nous avons également développé un menu debug qui émule les interactions avec le matériel.

 

 Fig. 3.2.11. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – POS: émulation à travers le mode debug.

 

Lors du premier lancement du client POS, tous les produits et images de produits connexes seront chargées localement, ce qui nécessite un peu de temps avant d’être utilisable. L’énorme avantage de stocker localement une copie des données est de permettre de continuer à travailler sans connexion au serveur.
Dès la disponibilité de connexion avec le serveur, la base de données est synchronisée avec les transactions effectuées en mode déconnecté. Ce mode non connecté a été amélioré. Il n’y a plus de
limite au nombre de produits, il prévoit une recherche ultra-rapide pour tous les produits et gère la
plupart des types de taxes (inclus ou non dans le montant de base, pourcentage ou prix fixe).

 

3.3. Vos outils personnels de productivité : notes, taches et pads collaboratifs

Le rôle d’OpenERP est non seulement de rationaliser les processus d’affaires, mais aussi de permettre à tout employé d’être plus efficace dans ses activités quotidiennes. La nouvelle application
«notes» vous permet d’écrire vos propres rappels, d’organiser vos idées, vos listes de tâches, vos rencontres minutes, etc

Chaque utilisateur peut personnaliser ses propres colonnes, couleurs, étiquettes et filtres. Ainsi, les utilisateurs peuvent concevoir des notes qui reflètent la manière de gérer ses propres informations. A titre d’exemple, les captures d’écran suivantes montrent un utilisateur qui utilise les «Getting Things Done».

 

Fig. 3.3.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – productivité personnelle: les notes et la gestion du temps

Les notes sont privées. Seul l’utilisateur qui a créé une note peut avoir accès à cette note. Néanmoins, vous pouvez inviter d’autres personnes à travailler sur vos propres notes. Cela est très efficace pour partager un compte rendu de réunion par exemple. Si vous installez l’application pad, OpenERP permet une rédaction collaborative de façon à ce que plusieurs utilisateurs puissent écrire sur le même document en même temps. Une fois qu’une note est partagée entre d’autres utilisateurs, l’avatar des utilisateurs est affiché dans la vue Kanban.

 

Les notes peuvent être affichées d’une manière propre et conviviale afin de ressembler à des notes autocollantes traditionnelles . Voici une capture d’écran avec le lstyle élégant activé

 

Fig. 3.3.2. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – productivité personnelle : pliiez ou dépliez les colonnes, déplacez des notes.

Ajoutez une nouvelle note, déplacez une note vers un nouvel emplacement ou dans une autre colonne.

 

3.4. Organisation d’événements

Préparez et gérez des événements internes et externes devient facile avec cette nouvelle application qui couvre le cycle de vie d’un événement typique:

1. Définition / description de l’événement;
2. Planification;
3. Envoyer les invitations et les confirmations d’abonnement;
4. Enregistrement des présences aux événement;
5. Vérification automatique des inscriptions nécessaires – nombre min / max.

Dès l’installation de l’application ‘organisation d’événements’, vous pouvez commencer à créer votre premier événement.

 

Fig. 3.4.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – organisation d’événements: création d’un premier événement après l’installation du module.

Si cet événement doit se reproduire, vous créez l’événement et l’enregistrez pour une utilisation ultérieure. Vous pouvez spécifier des critères standards:

1. le nombre minimum d’inscriptions pour qu’un événement puisse avoir lieu ;
2. le nombre maximum acceptable
3. l’adresse email que vous souhaitez mettre pour ce type d’événements;
4. le type de message que vous souhaitez que le système génère pour la confirmation de l’événement et la confirmation d’inscription.

 

Fig. 3.4.2. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – organisation d’événements : créer et sauvegarder un événement type

L’application de réseau social, qui a été installé automatiquement lors de l’installation du module d’organisation d’évènements  permet une communication étendue autour de cet évènement  Les inscriptions et participations apparaîtront sous cet évènement  ainsi que tous les messages générés à ce sujet.

 

Fig. 3.4.3. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules– organisation d’évènements : communication autour de l’objet ‘évènement’

 

Lorsque l’utilisateur accède à l’affichage de l’événement, les inscriptions peuvent être confirmées ou annulées (en vue formulaire). Les confirmations d’inscription peuvent également se faire par des contacts via le portail (par exemple, un évènement mobilisateur clients), si mis à disposition par la personne autorisée. À partir du menu ‘Enregistrement’, des mails peuvent être envoyés aux personnes inscrites et leur fréquentation enregistrés. Dans la section des rapports, les statistiques d’évènements peuvent être consultés.

 

Fig. 3.4.4. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – organisation d’évènements : la carte en vue Kanban d’un évènement quand l’utilisateur clique sur le bouton d’inscription.

 

Avec un module supplémentaire, Event Moodle App, vous êtes en mesure de faire interagir votre instance OpenERP avec une plate-forme Moodle. Cette application vous permet de créer des élèves et des cours automatiquement, augmentant ainsi votre productivité et la cohérence des données. Seules quelques étapes de configuration sont nécessaires:

1. Activer le service web dans Moodle;
1. activer le protocole XML RPC;
2. créer un jeton;
3. activer le service web;
2. Entrez le jeton ou le nom d’utilisateur et mot de passe dans les formulaires de configuration / événements de OpenERP;
3. Modifier votre e-mail de confirmation de l’événement pour l’événement de formation donnée afin d’inclure l’URL de votre environnement Moodle, le login de l’étudiant inscrit et le mot de passe.

 

3.5. La gestion des contrats

L’application de gestion des contrats vous donne la possibilité de :

1. Gérer de la validité du contrat: durée, nombre maximal d’heures / termes et conditions ;
2. Gérer l’étalement de la facturation dans le temps: contrats à prix fixe, basé sur les temps ou sur les produits vendus, re-facturation des dépenses, facture par phases, conditions de renouvellement;
3. Couvrir le prix du marché: Prix par heure en fonction de l’utilisateur, à prix fixe, conditions selon les quantités, etc;
4. Prévoir les factures, les budgets définis, analyser les coûts et les revenus;
5. Créer un lien vers des comptes analytiques (coûts et revenus) et des projets (gestion des tâches connexes, feuilles de temps, ou gestion des problèmes);
6. Suivre le contrat: une fois par semaine, des alertes pour les renouvellements de contrats sont automatiquement envoyés à un vendeur avec l’indication de ce qu’il faut faire pour
chaque contrat.

 

Fig. 3.5.1. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – la gestion de contrat, vue formulaire.

 

Lors de la sélection des cases à cocher «feuilles de temps» et «tâches», le contrat générera automatiquement une entrée de projet pour laquelle vous serez en mesure de gérer les tâches. Le bouton «Coût et chiffre d’affaires » permet à l’utilisateur d’entrer des lignes comptables (recettes et dépenses) liés à ce contrat en utilisant les fonctionnalités de comptabilité analytique.


Fig. 3.5.2. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – la gestion de contrat: facturation des éléments liés au contrat

Lorsqu’un contrat arrive à terme, un mail vous sera envoyé automatiquement pour vous informer de son prochain renouvellement et l’indicateur ‘d’action à effectuer’, à coté de l’élément de menu ‘contrats’ apparaîtra, ou sera incrémenté.
Afin de faciliter le suivi de chaque contrat, les vendeurs disposent d’un écran de contrôle. Ils contrôlent le travail réalisé, le processus de facturation, les renouvellements, etc …
Des modèles de contrats peuvent être définis pour réutiliser facilement une configuration standard (par exemple une carte prépayée d’un contrat de support à l’année, un projet facturé sur la base du temps et des matériaux, un contrat de revendeur, …).

 

3.6. Gestion de projet

Le module projet a été totalement revu. Auparavant, lorsque vous sélectionniez une tâche, on vous proposait tous les projets vous deviez alors filtrer les résultats.
Dans OpenERP 7.0, vous cliquez sur le projet et vous pouvez créer et configurer entièrement votre nouveau projet.


Fig. 3.6.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – la gestion de projet: la nouvelle vue de création d’un projet

 

Cette vue centralise tous les aspects principaux de configuration d’un projet. En fonction de votre projet, vous pouvez à partir de cette même vue:

1. définir les différentes étapes;
2. créer les tâches;
3. enregistrer les lignes de saisie de feuilles de temps (basé sur le contrat / le compte analytique);
4. saisir des questions;
5. attacher des documents au projet;
6. définir les membres de l’équipe;

En cliquant sur la vue Kanban du projet, vous accédez à toutes les tâches liées à ce projet, et pas aux tâches se rapportant à d’autres projets, ce qui simplifie la lisibilité.
L’intégration des tâches et des feuilles de temps a aussi été améliorée. Lorsque vous créez une entrée dans la feuille de temps, la ligne apparaît dans les feuilles de temps des salariés associés au projet, ainsi que dans les taches à facturer.

 

3.7. Saisir une feuille de temps en quelques secondes

Le module Timesheets a été largement revu avec des gains de temps significatifs pour l’utilisateur. Au sein d’une seule vue, l’utilisateur peut maintenant entrer par projet les taches effectuées et le temps passé.

 

Fig. 3.7.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – la gestion de projet:: saisie des données avec le temps passé par mois et par tache

En tant que tel, un employé peut entrer le temps passé sur les projets respectifs pendant toute une semaine ou un mois. La fenêtre de temps est basée sur la période de feuille de temps spécifiée par l’utilisateur. Les totaux sont présentés sur une base quotidienne (colonnes) et sur une base par projet (lignes), offrant une vérification facile.
Sur un onglet quotidien, vous permet de consulter, ou de modifier vos données détaillées. Les données figurant dans l’onglet hebdomadaire sont automatiquement mises à jour en fonction de la saisie de l’onglet quotidien.

 

Fig. 3.7.2. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – la gestion de projet: l’onglet quotidien montre plus de détails, permet de créer des notes, ou des modifications à apporter

3.8. Gestion du temps de présence avec l’amélioration de la gestion des entrées / sorties

Pour simplifier le processus d’enregistrement de votre participation dans OpenERP, nous avons développé une interface de contrôle utilisateur permettant de se connecter et de se déconnecter. Le widget est placé juste à côté des paramètres de l’utilisateur, dans le panneau en haut à droite du menu de la fenêtre du navigateur. Maintenant, un simple clic sur cette icône suffit à enregistrer votre présence dans le système.

Cette caractéristique à base de widgets est disponible lors de l’installation du module feuilles de temps. (Timesheet)

 

Fig. 3.8.1. OpenERP 7 – Amélioration et nouvelles fonctionnalités – la gestion de projet:- un simple clic permet de se connecter ou de se déconnecter

 

Maintenant, les entrées de fréquentation et les données des feuilles de temps peuvent être vérifiées pour voir si tout est pris en compte par l’utilisateur.

Dans la vue de feuille de temps, vous pouvez comparer les entrées et sorties avec la feuille de temps et, si nécessaire, des corrections peuvent être faites, ou le salarié concerné peut être invité à mettre à jour ses entrées de feuille de temps.

Fig. 3.8.2. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – la gestion de projet : les entrées et sorties comparées aux temps de travail effectué en gestion de projet

 

3.9. OpenERP Facilite la gestion de flotte de vehicule

Un nouveau moule a été ajouté à OpenERP. Il vous permet de gérer les données relatives aux véhicules de votre entreprise. Vous pouvez garder une trace des contrats de véhicules, des pleins de carburant et entretiens effectués. Avec ce module, vous pouvez facilement tenir un registre de vos véhicules, affecter un employé au véhicule, mettre à jour les compteurs kilométriques et ainsi de suite

 

Fig. 3.9.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – gestion d’une flotte de véhicules: la vue Kanban

Cette application a pour but d’identifier et de retracer les dépenses effectuées pour chacun des véhicules de la flotte. Les coûts récurrents de vos contrats (pour les contrats de crédit-bail, par exemple) sont automatiquement créés au début de chaque période (jour / semaine / mois / année) en fonction de la fréquence spécifiée dans les contrats.
Ces coûts peuvent être affichées dans une vue graphique ou en mode liste selon vos préférences. Un coup d’œil sur le tableau de bord vous donne une vue d’ensemble des coûts de votre flotte.

 

Fig. 3.9.2. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion d’une flotte de véhicules: tableau de bord affichant les coûts mensuels de la flotte de véhicules

 

 

Fig. 3.9.3. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion d’une flotte de véhicules: un autre tableaux de bord montrant les coûts d’entretien et de carburant.

Vous pouvez également faire des comparaisons entre les différents types de coûts et de véhicules, à l’aide de l’outil de reporting.

 

Fig. 3.9.4. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion d’une flotte de véhicules: reporting d’analyse des coûts

Une autre caractéristique intéressante est que vous n’aurez plus à vous souvenir de toutes les dates de renouvellement de contrat pour vos véhicules. Lorsque le contrat atteint sa date d’expiration, vous recevrez un mail d’avertissement et plusieurs outils visuels sont mis en place pour vous assurer que vous n’oubliez pas de renouveler, ou de mettre fin à votre contrat.

 

3.10. Analyser les dépenses

Le processus de gestion des dépenses a été allégé. Il n’est plus nécessaire de produire des factures fournisseurs pour rembourser l’employé. Tous les articles de journaux sont produits directement lors de la validation des dépenses.

Ce processus utilise le nouveau système de messagerie pour alerter automatiquement le gestionnaire quand une nouvelle dépense doit être validée. Il permet également à l’employé ou au gestionnaire de discuter de la validité de la note de frais et par exemple d’expliquer la raison du refus. Le nouvel indicateur visuel «action à effectuer» dans le menu rappelle aux gestionnaires que des dépenses nécessitent une validation de leur part.
L’application utilise la comptabilité analytique et est compatible avec l’application de gestion des contrats pour permettre une refacturation automatique de frais de contrats liés à vos clients.

 

3.11. Une meilleure gestion des contacts

3.11.1. Adaptation d’OpenERP au B2C : les « partenaires » deviennent des « contacts »

Afin d’éviter toute confusion lorsqu’il s’agit de contacts dans OpenERP, nous avons fait quelques changements. L’ancienne structure (partenaire, adresse, contact) était assez complexe quand il fallait traiter et communiquer avec les personnes et non avec des entreprises (situations B2C).

Nous avons gardé les mêmes caractéristiques en fusionnant les deux éléments de menu (contacts et entreprises) et en gardant les mêmes fonctionnalités. En conséquence, maintenant, lorsque vous souhaitez ajouter des informations à un contact, vous pouvez spécifier s’il s’agit d’une société ou d’un individu à l’aide d’une case à cocher.

Le plus gros changement réside dans le fait que, par exemple, lors de la création d’une facture, vous pouvez désormais sélectionner une entreprise, ou un individu, donc cela permet une meilleure gestion des processus d’affaires B2C. Chaque document d’entreprise a été simplifiée avec ce changement afin de ne plus avoir deux champs dans chaque document (partenaire et adresse), mais un seul champ: le contact, qui peut être une personne travaillant dans une entreprise ou une entreprise directement.

Par exemple, dans la société « Agrolait » il y a deux contacts, Thomas Passot employé étant l’un d’entre eux :

 

Fig 3.11.1.1.  OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts

 

Le contact Thomas Passot de la société Agrolait fonctionne comme un professionnel indépendant. Il peut donc être créé et défini comme un individu dans le système comme suit:

 

Fig. 3.11.1.2. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts:

Lors de la recherche de M. Passot dans l’espace client, vous trouverez alors deux contacts, l’un en tant que contact de la compagnie Agrolait et l’autre comme un individu indépendant

 

Fig. 3.11.1.3. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts

 

Fig. 3.11.1.4. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts : saisie d’un client dans un devis

Votre carnet d’adresses peut être consulté dans le menu Accueil/Organiser/Contacts, où tous les contacts sont regroupés (les utilisateurs, les clients et les fournisseurs). Les contacts peuvent également être trouvés dans des ventes/clients ou fournisseurs. Lorsque vous retirez le filtre prédéfini dans la recherche, tous les contacts peuvent être rendues visibles dans ces dernières catégories.

 

3.11.2. Les utilisateurs OpenERP sont aussi des contacts

Lorsque vous créez un utilisateur, par exemple un employé ou un tiers (portail) utilisateur dans OpenERP 7.0, le contact correspondant est automatiquement créé.

Cette amélioration donne un avantage: elle évite les doublons que vous aviez pour un utilisateur donné OpenERP, apparaissant en tant qu’utilisateur et en tant que partenaire. Maintenant, l’information (avatar, adresse email, adresse postale, …) n’apparaît qu’une seule fois pour un utilisateur donné. Techniquement, il utilise les héritages OpenERP.

Avoir un contact assigné automatiquement pour chaque utilisateur représente un grand avantage : pas de duplication de données entre les utilisateurs et les contacts, vous pouvez avoir des entrées de journal liées à l’utilisateur dans la comptabilité (par exemple de la masse salariale, des frais), etc. De plus, il est plus facile de donner accès à l’utilisateur en tant que contact choisi par l’intermédiaire du portail client.

3.11.3. Création automatique de contact – le lien avec Linkedin

Auparavant, l’utilisateur pouvait seulement saisir ses contacts manuellement, ou les télécharger via la fonction d’importation des données (cela est encore possible, bien sûr). OpenERP version 7.0 vous offre la possibilité de remplir votre système avec des contacts issus de votre compte LinkedIn. En plus, cela vous assure la cohérence des données et vous aide à communiquer.

 

Cette fonctionnalité est assez facile à mettre en place. Il faut activer l’intégration LinkedIn dans le menu Configuration/ventes. Ensuite, vous pouvez commencer à importer vos premiers contacts de LinkedIn.

Fig. 3.11.3.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts – : Activation de l’intégration des contacts issus de
Linkedin

 

Fig. 3.11.3.2. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts : détails des étapes de paramétrages Linkedin

 

Lors de la création d’un nouveau client dans OpenERP, un nouveau bouton apparaît à côté du champ de saisie du nom du client. En cliquant sur le bouton, le processus d’importation se mettra en marche et vous serez guidé.

 

Fig. 3.11.3.3. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts : le bouton Linkedin

Fig. 3.11.3.4. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts : connectez vous à Linkedin pour synchroniser vos contacts

Lorsque le contact est synchronisé, les informations de la compagnie, l’avatar ou le logo sont inclus dans OpenERP. Cela permet de réduire considérablement le temps de saisie des données .

 

Fig. 3.11.3.5. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts : Contact Linkedin dans le formulaire OpenERP

 

3.12. Meilleure internationalisation

 

3.12.1. Adaptation du format d’adresse et des rapports

Par défaut, la structure d’adresse dans le formulaire de contact suit le format anglo-saxon. Lorsque vous entrez l’adresse de votre entreprise, OpenERP détermine le format des adresses en fonction de votre pays.

Au-dessous deux exemples illustrent les différences:


Fig. 3.12.1.1. OpenERP 7 –  Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts : format américain


Fig. 3.12.1.2. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – gestion des contacts : format français

3.12.2. Adaptations des unités monétaires

Maintenant, l’unité monétaire est adaptée à la monnaie / au pays de chaque document: les montants libellés en dollars, lorsqu’il sont utilisés, affichent le symbole du dollar suivi par le montant en dollars. Le signe Euro suivra les montants en euros. Les formes, les rapports et le plan fiscal respectent ces considérations par pays.

 

3.13. Gérer les repas de la société

Beaucoup d’entreprises commandent des sandwichs, pizzas et autres produits alimentaires pour offrir aux employés plus de facilités. Le plus souvent, les commandes ont lieu chez les fournisseurs réguliers. Toutefois, lorsque le nombre d’employés augmente, l’entreprise a besoin d’une bonne gestion de commande. Le module de gestion des repas a été développé pour rendre cette gestion plus facile, mais aussi pour offrir des outils aux employés. En plus de la gestion de commande du repas et de la gestion fournisseur, ce module offre la possibilité d’afficher des avertissements et offre un accès rapide aux commandes en fonction des préférences des employés. Si vous souhaitez que vos employés gagnent du temps sur ce sujet, ce module est indispensable.

 

Fig. 3.13.1. OpenERP 7 – Amélioration et nouveaux modules – Gestion des repas- gestion des fournisseurs

 

L’employé peut:

1. commander son repas à l’aide d’un formulaire, ou en utilisant la sélection rapide basée sur les préférences;
2. visualiser les commandes passées et évaluer l’état de son compte déjeuner

Le manager peut gérer les différents produits, catégories de produits et les fournisseurs. En outre, il peut gérer les bons de commande, de la création à la réception, et gérer le remboursement déjeuner des employés. Les employés peuvent être prévenus de l’arrivée de leur commande à travers un système de notification.

 

OpenERP 7 : Introduction

OpenERP 7 : Productivité utilisateur: un énorme pas en avant

OpenEPR 7 : Améliorations et nouveaux modules

OpenERP 7 : Nouvelles fonctionnalités

OpenERP 7 : Amélioration des flux commerciaux

OpenERP 7 : Votre OpenERP est transformé en une suite d’applications

OpenERP 7 : Amélioration des services OpenERP

OpenERP 7 : Nouveautés, déplacement, ou suppression de modules

 

OpenERP 7.0 Release Notes

Source de la traduction : auneor conseil