OpenERP 7 : Amélioration des flux commerciaux

5.1. Devis et bons de commande

Pour accélérer la création de devis, OpenERP 7.0 propose deux modes de saisie, en fonction du niveau des options dont vous avez besoin sur chaque ligne du devis. Par défaut, OpenERP permet de saisir des lignes de commande directement, ce qui est beaucoup plus rapide qu’avec la version 6.1 pour laquelle il fallait ouvrir un nouvel écran.

Fig. 5.1.1. OpenERP 7 -Amélioration des flux commerciaux – saisie des lignes du devis

Mais si vous activez plus d’options dans les Paramètres, OpenERP fera défiler les lignes du devis avec une boîte de dialogue vous permettant de spécifier plus d’informations (par exemple, pris depuis le stock / fabrication à la commande, propriétés de fabrication, d’emballage, etc.)

Fig. 5.1.2. OpenERP 7 -Amélioration des flux commerciaux – détail des lignes du bon de commande

Depuis l’écran de devis/bon de commande, vous pouvez désormais facilement envoyer le document à votre client par mail, ou l’imprimer pour l’envoyer par courrier ordinaire.

Fig. 5.1.1. OpenERP 7 -Amélioration des flux commerciaux — les boutons action

En outre, la facture peut être imprimée en cliquant simplement sur le bouton de la barre d’état. Une nouvelle étape a été définie pour suivre l’envoi de documents. La fonction de messagerie intégrée permet l’édition du mail et l’ajout des pièces jointes.

Fig. 5.1.3. OpenERP 7 – Amélioration des flux commerciaux – saisie des lignes du devisAmélioration des flux commerciaux – Envoyer le devis par mail

OpenERP prend en charge deux méthodes différentes pour inclure les frais de livraison dans le devis, ou l’ordre de vente. Vous pouvez inclure une estimation des frais de livraison dans le devis et facturer le montant réel en fonction de la façon dont vous avez vraiment livré au client, ou vous pouvez inclure un prix fixe sur le devis, qui est le prix exact qui sera facturé au client. L’explication sur la façon d’utiliser ces deux méthodes est maintenant très clair sur l’ordre de vente.

Le processus de facturation basé sur les bons de commande a été considérablement amélioré et simplifié. OpenERP vous propose plusieurs options de facturation, comme expliqué à la section « 5.5. Amélioration du processus de facturation » ci-après.

Afin de suivre la livraison et la facturation d’un bon de commande, le vendeur peut accéder à tous les documents connexes (factures, bons de livraison) depuis l’écran des bons de commande. Les touches s’adaptent automatiquement au type de bon de commande (facturer après la livraison, facturer manuellement, paiement avant la livraison, etc.)

Fig. 5.1.4. OpenERP 7 – Amélioration des flux commerciaux – Amélioration des bons de commande : ici, la facturation « avant la livraison » a été spécifiée

Fig. 5.1.5. OpenERP 7 -Amélioration des flux commerciaux – Amélioration des bons de commande : étapes en fonction du type de commande. ici la « facturation à la demande » a été sélectionnée.

Enfin, le devis et le bon de commande sont entièrement personnalisables via le menu configuration/ventes

Fig. 5.1.6. OpenERP 7 – Amélioration des flux commerciaux – Amélioration des bons de commande : menu de configuration des devis et bons de commande.

5.2. Amélioration du processus achat

Dans la version 7.0 la gestion des achats a été rendue plus efficace en offrant un bouton action
« Envoyer la demande de devis » lors de la création du bon de commande.

Fig. 5.2.1. OpenERP 7 – Amélioration du flux des achats – envoi de la demande de devis fournisseur.

De cette façon, vous pouvez envoyer directement un mail à votre fournisseur. OpenERP génère un mail à l’état brouillon, qui peut être personnalisé. Cette action est une étape dans le processus d’achat et non plus une activité secondaire. En conséquence, une fois réalisée, cette étape apparaît dans la barre d’état.

Fig 5.2.2. OpenERP 7 – Amélioration du flux des achats – envoyer un mail depuis la gestion des devis fournisseurs

Informations affichées dans la barre d’état : boutons d’actions contextuelles, statut du devis

Fig 5.2.3. OpenERP 7 – Amélioration du flux des achats – les boutons action et l’état du devis

Le devis initial, ainsi que la confirmation de la commande peuvent être imprimés à partir du même écran

Fig 5.2.4. OpenERP 7 -Amélioration du flux des achats – imprimer depuis l’écran des bons de commande fournisseurs.

5.3. Amélioration de la gestion des livraisons

Techniquement, l’objet « stock.picking » a été découper en deux nouveaux objets héritant du même objet « stock.pincking »

1.stock.picking.in pour les receptions ;
2.stock.picking.out pour les livraisons

Cela nous a permis d’adapter l’interface en fonction de la nature du document. Par conséquent, le processus de livraison a été considérablement simplifiée dans la version 7.0.

La barre d’état indique les prochaines actions disponibles, selon le contexte du processus de livraison et affiche de manière dynamique le statut de la livraison.

Fig 5.3.1. OpenERP 7 – Amélioration de la gestion des livraison – les boutons actions et étapes dépendent du contexte

Le bouton d’impression vous permet d’imprimer le bordereau de livraison, ou les étiquettes des éléments de livraison en fonction du paramétrage du processus de livraison; par produit ou par commande. L’affichage de la page de livraison représente le document qui sera imprimé.
Les documents de réception et de livraison sont distincts, tandis que dans les versions précédentes, ils étaient identiques.

5.4. Amélioration des réceptions

Dans OpenERP 7.0 vous pouvez recevoir les produits depuis le bon de commande fournisseur, en cliquant sur le bouton de réception dans la barre d’état. Cela simplifie fortement l’utilisation, car l’utilisateur reste dans son contexte sans avoir à passer par d’autres menus ou sous-menus.
Le bouton est aussi disponible depuis l’écran de facturation des commandes reçues.

Fig. 5.4.1. OpenERP 7 – Amélioration des réceptions : boutons contextuels dans la gestion des achat

Fig. 5.4.2. OpenERP 7 – Amélioration des réceptions : gérez la réception du produit en suivant les indications de la barre d’état

Fig 5.4.3. OpenERP 7 – Amélioration des réceptions : saisir la réception d’un produit

Vous pouvez imprimer le bordereau de réception lors de l’étape « Recevoir des Produits » d’une commande confirmée. La vue à l’écran ressemble alors au document papier.

5.5. Amélioration de la facturation

Après avoir approuvé un bon de commande, vous pouvez procéder selon différents scénarios. OpenERP version 7.0 offre des options différentes:

1. Facturer l’ensemble du bon de commande.
2. Facturer un pourcentage de la quantité totale.
3. Opter pour un premier paiement, ou dépôt
4. Facturer seulement les lignes sélectionnées manuellement

Fig. 5.5.1. OpenERP 7 – Amélioration de la facturation: Options de facturation

Selon votre choix, OpenERP va demander plus de détails, par exemple le pourcentage exact que vous souhaitez facturer ou le montant du dépôt.

En outre, lorsque l’on travaille avec des contrats, vous pouvez à présent facturer sur une base annuelle, ou par exemple pour 40 heures de soutien (voir également le sujet 3.5. Gestion des contrats).

Fig. 5.5.2. OpenERP 7 – Amélioration de la facturation: saisissez un produit et le montant à facturer

Si vous souhaitez ne facturer que certaines lignes de commande, vous pouvez le faire en sélectionnant une ou plusieurs lignes, et en cliquant sur le bouton « Plus » pour générer la facture réelle.

Fig. 5.5.3. OpenERP 7 – Amélioration de la facturation: facturation des lignes du bon de commande.

Fig. 5.5.4. OpenERP 7 – Amélioration de la facturation: commencez la facturation par ligne de vente.

Fig. 5.5.5. OpenERP 7 – Amélioration de la facturation: sélectionnez les lignes et générez la facture

De plus, l’attention a été portée sur l’affichage de la page de la facture, qui ressemble maintenant au document papier.

5.6. Paiements

L’enregistrement des paiements a été simplifiée dans OpenERP 7.0. A partir d’une facture, vous pouvez saisir un paiement en comptabilité en cliquant sur le bouton « enregistrer le paiement »

Fig. 5.6.1. OpenERP 7 – Amélioration des paiements: saisir le paiement depuis la facture

Cela vous conduit à l’écran de saisie des montants, même partiels et du mode de paiement (espèces, banque, chèques, …).

Fig. 5.6.2. OpenERP 7 – Amélioration des paiements: écran de saisie des paiements

Le montant du solde est immédiatement affiché sur la facture, tandis que les informations de paiement détaillées sont mises à jour sur l’onglet Paiements. Comme d’habitude, toutes les écritures comptables sont générées automatiquement.

La même philosophie s’applique pour enregistrer les avoirs et les documents correspondants.
En utilisant le bouton « créer un avoir » à partir d’une facture donnée, vous serez en mesure de saisir toutes les informations pertinentes.

Fig. 5.6.3. OpenERP 7 – Amélioration des paiements: – Créer un avoir depuis une facture

5.7. Lettrage

Dans la version 7.0, le lettrage manuel est fortement simplifié. OpenERP 7.0 utilise un algorithme qui détecte automatiquement quel client, ou fournisseur nécessite un lettrage manuel. Cela permet d’économiser beaucoup de temps pour trouver les lettrages à effectuer en fonction des journaux et des rapprochements déjà effectués.

En cliquant sur le menu «lettrage manuel», OpenERP vous propose automatiquement les clients ou fournisseurs que vous avez à rapprocher manuellement. Les lignes à rapprocher sont automatiquement vérifiées et proposées par OpenERP (si le débit et de crédit correspondent). Dans cette liste, vous pouvez prendre des mesures immédiates en un clic:

1. sélectionner des éléments du journal et cliquez sur « lettrer » pour les lettrer partiellement ou totalement;
2. marquer le contact (client/fournisseur) comme « ne pas lettrer », même si certains éléments du journal ne sont pas encore lettrés. OpenERP ne vous demandera pas de lettrer les lignes
ce contact avant que de nouvelles factures ou paiements soient créés;
3. filtrer rapidement les éléments du journal d’un contact;
4. vérifier les informations du contact (niveau de rappel, solde);
5. vérifier les informations à lettrer avec les boutons «suivant» et «précédent»