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Home Openerp 7.0 : la productivité de l’utilisateur

2. Le logiciel OpenERP 7.0 un énorme pas en avant pour la productivité de l’utilisateur

Nous avons conçu le logiciel OpenERP 7.0 pour les utilisateurs.

Nous pensons qu’un logiciel de gestion d’entreprise ne doit pas seulement optimiser les processus de l’entreprise, mais également le travail quotidien de tous les employés. Développer la productivité de chaque employé est l’une des principales améliorations d’OpenERP 7.0.
Nous avons effectué des centaines de séances d’essais utilisateurs afin de mesurer et de valider ces améliorations. Voici les réalisations importantes d’OpenERP 7.0 :

  • 1.En moyenne, tous les processus (par exemple: achat → réception, créer et renouveler les contrats, configurer des produits, etc) sont réalisées avec 38% de rapidité en plus, comparé à la version 6.1.
  • 2.Nous avons testé un flux complet de vente avec des utilisateurs lambda, qui n’avaient jamais utilisés OpenERP 7.0. Ils ont commencé avec une base de données vide, sans données ni modules installés. Nous leur avons demandé de créer un devis, de l’envoyez à un client, de le convertir en un ordre de vente, de livrer le client, de le facturer, puis d’enregistrer le paiement.
  • En moyenne, ces nouveaux utilisateurs ont mis 7 minutes pour effectuer le processus de vente complet.
  • 3.Une personnalisation complète du système, pour adapter OpenERP 7.0 à une entreprise spécifique prend en moyenne 21 minutes avec les nouveaux utilisateurs, qui n’ont jamais utilisés OpenERP. Seuls les utilisateurs expérimentés réussissent à effectuer la même tâche sur la version OpenERP 6.1.

Pendant les séances d’essais utilisateurs, nous avons également utilisé des indicateurs neutres pour représenter la complexité et la facilité d’utilisation d’un processus métier : le nombre de clics nécessaires à la réalisation de bout en bout d’un processus, le nombre de frappes requises et le nombre de pixels entre deux clics successifs.
Pour continuer avec l’exemple du processus de vente, la version OpenERP 7.0 réduit le nombre de clics et de frappes de touches d’au moins un quart, et réduit de plus de moitié la distance parcourue par le curseur. Des résultats comparables ont été obtenus avec les autres processus métier. Ces indicateurs montrent les améliorations très significatives entre la version 6.1 et la 7.0.
Comme « le temps c’est de l’argent », OpenERP 7.0 permettra de réduire le temps et les coûts de mise en oeuvre, de réduire la courbe d’apprentissage pour les nouveaux utilisateurs et d’améliorer la productivité de chaque employé.
Pour atteindre un tel niveau d’efficacité, nous avons dû analyser et améliorer chaque détail de chaque écran, ce qui entraîne plus de 500 points d’améliorations concernant l’utilisation d’OpenERP 7.0.
Seuls les principaux sont décrits ci-dessous.

 

2.1. OpenERP 7.0 : Barre d’état, boutons et en-têtes vous montrent comment naviguer et procéder

La nouvelle barre d’état a été revisité pour donner aux utilisateurs une vision claire de toutes les étapes qu’ils traversent. Les utilisateurs sont en mesure de voir l’état d’avancement des devis, des bon de commande, etc… gràace à la barre d’état sur le côté droit de la vue formulaire. L’étape en bleu indique l’étape en cours.

 

Fig. 2.1.1. OpenERP 7.0 – productivité utilisateur – les étapes visibles dans la barre d’état Les boutons qui déclenchent des actions ont été regroupés sur le côté gauche de l’affichage de la page et peuvent varier de couleurs. La plupart des boutons sont placés à proximité de la barre d’état, dans un ordre qui suit le processus de réalisation. En ayant moins de boutons, plus centralisés sur la page, les utilisateurs pourront profiter d’une navigation plus intuitive et gagner du temps.

 

Les boutons rouges et gris sont conçus pour guider les utilisateurs dans les différents processus. Les boutons en rouge indiquent quelle est la prochaine étape logique, ce qui rend la navigation d’un écran à un autre plus intuitive.

 

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Fig. 2.1.2. OpenERP 7.0  – productivité utilisateur – boutons action dans la barre d’état

Enfin, l’en-tête permet de facilement revenir aux pages précédentes. Il a une caractéristique intéressante, puisque vous pouvez choisir l’étape à laquelle vous voulez retourner. Il est similaire à la fonction d’un bouton « Retour », mais en mieux, puisque vous avez la possibilité de revenir à la première page, ou la deuxième, ou celle que vous voulez.

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Fig. 2.1.3. OpenERP 7.0 – productivité utilisateur – naviguer dans la page

 

2.2. OpenERP 7.0 : Les vues représentent à l’écran le document final imprimé

Dans OpenERP 7.0 la vue de chaque objet a été repensée pour que l’objet sur lequel l’utilisateur travaille ressemble au document final. Donc, quand un utilisateur crée une facture, le document qui apparaît sur son écran ressemble vraiment à une facture papier.-

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Fig. 2.2.1. OpenERP 7 – productivité utilisateur- la nouvelle vue du document ressemble beaucoup plus au document final

Cela simplifie l’utilisation car on comprend tout de suite quel est l’impact de l’action qu’on entreprend.
Par exemple, quand on ajoute une ligne sur une commande client, on voit la ligne sur l’écran. Ainsi, une fois que l’utilisateur a imprimé un ordre de vente, il est très similaire au document sur lequel il vient de travailler.

 

2.3. OpenERP 7.0 : Vues Kanban sur mesure

Le mieux à propos de la nouvelle vue Kanban est que vous pouvez l’utiliser et la personnaliser comme vous voulez. Vous n’avez pas besoin de la configurer en passant par des menus spécifiques :
vous pouvez le faire directement depuis la vue Kanban.Vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes, les regrouper et les réorganiser par glisser-déposer. Vous pouvez aussi modifier et supprimer des colonnes existantes.

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Fig. 2.3.1. OpenERP 7.0 – productivité utilisateur- vue Kanban

L’aspect et la convivialité des vues kanban est beaucoup plus abouti dans la version 7.0 que dans la 6.1. Vous pouvez également ajouter de nouveaux enregistrements à la volée, en tapant directement votre texte, sans avoir à cliquer sur le bouton créer, mais simplement en utilisant l’icône ‘+’. Aussi, avant vous n’aviez pas d’options comme ‘Envoyer e-mail’ ou ‘Programmer une réunion’ à coté du bouton ‘enregistrer’. Maintenant vous les avez regroupées dans un menu déroulant.

 

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Fig. 2.3.2. OpenERP 7 -productivité utilisateur – Déplacer les cartes avec la vue Kanban

 

2.4. OpenERP 7.0 : Des animations vous guident vers l’étape suivante

Nous avons ajouté une dimension supplémentaire pour réduire la désorientation potentielle des utilisateurs lors de l’utilisation d’OpenERP. Des animations se lancent quand vous voulez entreprendre une action, mais que l’état actuel de la vue ne vous permet pas de le faire.
A titre d’illustration, prenons le formulaire client: si vous cliquez sur le nom du client pour le modifier, alors que vous êtes en mode ‘affichage’, le bouton ‘Modifier’ rebondit pour attirer l’attention de l’utilisateur, ce qui indique que pour apporter des modifications au formulaire, vous devez passer en mode ‘Modifier’.
Autre exemple, lorsque vous cliquez sur un espace vide de la vue Kanban, le signe plus va sauter de haut en bas pour indiquer à l’utilisateur qu’il peut cliquer sur le signe plus pour créer un nouvel enregistrement.

 

2.5. OpenERP 7.0 : Cherchez plus facilement avec plus d’options avancées

Le nouveau champ de recherche est très simple, prend moins de place et les résultats de la recherche sont affichés de manière plus structurée. Pour la version 7.0, nous avons intégré tous les filtres que vous aviez en 6.1 dans la fonction de recherche. Maintenant, vous n’avez qu’un seul champ de recherche intégré. Il a été repensé pour véritablement chercher et servir de champ de recherche.
Voici une comparaison entre la version 6.1 (à gauche) et la version 7.0 (sur la droite):

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Fig. 2.5.1. OpenERP 7 – Productivité utilisateur – Simplification de la fonction de recherche

Lorsque vous effectuez une recherche sur un mot clé, OpenERP recherche automatiquement dans différents domaines et vous montre les propositions en temps réel, comme lors d’une recherche Google: une fois que vous commencez à taper le mot ou l’expression que vous recherchez, instantanément vous obtenez des suggestions.

 

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Fig. 2.5.2. OpenERP 7.0 – productivité utilisateur – La recherche avec saisie prédictive : saisir « Oper » ajoute automatiquement le filtre sur les évènement commençant par « Oper » dans le champ de recherche et affiche les résultats trouvés Cette nouvelle recherche intelligente intègre une boîte de dialogue de recherche avancée pour effectuer des actions telles que des filtres personnalisés, l’ajout au tableau de bord, le regroupement des données, etc… Ainsi, vous pouvez créer vos propres filtres. A titre d’illustration, si vous voulez voir quels sont vos ordres de vente (1) par facture (2) et par client (3), vous avez juste à cliquer sur ces trois filtres, appuyer sur Entrée et vous obtenez vos résultats de recherche.

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Fig. 2.5.3. OpenERP 7 – productivité utilisateur- utilisez vos propres filtres personnalisés

 

2.6. OpenERP 7.0 : Nouvelle structure de menu : accéder rapidement à l’information

Dans OpenERP 7.0, nous avons restructuré les menus: le reporting et les paramètres ont été regroupés chacun dans un seul menu. En outre, la grande majorité des menus sont désormais dépliés, l’utilisateur n’a plus besoin de cliquer sur le nom du menu pour voir le reste des éléments, tout est visible, par défaut et tout le temps.

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Fig. 2.6.1. OpenERP 7.0 –  productivité utilisateur- navigation plus rapide dans les menus

Le nombre de menus a été considérablement réduit, car la plupart des options de configuration sont regroupées dans nos nouveaux écrans de configuration, tous les rapports sont centralisées dans un menu «reporting».

 

En suivant les instructions, vous serez en mesure de visualiser les données dans «Mon tableau de bord ». Vous avez la possibilité de minimiser les différents objets dans votre tableau de bord pour naviguer plus facilement si vous avez ajouté de nombreux objets.

 

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Fig. 2.6.3. OpenERP 7.0 –  productivité utilisateur – un tableau de gestion de production placé dans le tableau de bord utilisateur

 

2.7. OpenERP 7 : Les indicateurs « actions à effectuer » mettent en lumière les actions que l’utilisateur doit effectuer

Certains clients utilisaient les étapes « ouvertes » et « en attente » afin de suivre les actions à effectuer, ou en attente d’un retour client. Dans la version 7.0, OpenERP a créé l’indicateur d’action à effectuer pour cela. C’est un chiffre qui apparaît dans le menu principal, sur la même ligne que l’entrée de menu correspondante. Il indique le nombre d’objets nécessitant une intervention de l’utilisateur. Ce chiffre peut être le nombre de demandes de congé en attente de validation par un gestionnaire, ou le nombre de nouveaux CV, qui doivent être examinées par un agent de recrutement.

 

openerp 6Fig. 2.7.1. OpenERP 7.0 –  productivité utilisateur – Actions à effectuer : un indicateur numérique à coté des sous-menu invite l’utilisateur à cliquer pour voir les actions à effectuer

Pour accéder à vos dernières opportunités ou prospects, il suffit de cliquer sur le numéro. Vous pouvez facilement revenir à votre liste entière, en cliquant sur les libellés des menus.

 

2.8. OpenERP 7 : Configuration centralisée pour tous les modules

Lors de l’installation des applications, OpenERP 7.0 permet une utilisation immédiate, sans aucune configuration préalable requise. Pour commencer à utiliser le logiciel, vous devrez peut-être l’adapter à votre organisation. Par exemple, vous devrez entrer vos informations d’entreprise si vous souhaitez qu’elles apparaissent sur vos devis ou factures.
En outre, une fois que vous avez installé les applications que vous souhaitez, un menu centralisé de paramétrage vous aide à personnaliser le logiciel.

 

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Fig. 2.8.1. OpenERP 7 – Utilisation – Configuration centralisée : le menu spécifique de configuration des ventes est dans le menu général de configuration

Les sociétés ont différentes façons de facturer leurs clients. La configuration des ventes, dans le menu Paramètres globaux, permet à l’utilisateur de choisir le paramétrage correspondant à l’activité de l’entreprise. D’autres exemples : définir le nombre de niveaux d’approbation pour l’achat, ou paramétrage du suivi des numéros de série en logistique.
Dans les anciennes versions, pour modifier vos paramètres, vous deviez passer de l’affichage « simplifié » à « étendu ». Dans la vue étendue, les utilisateurs pouvaient accéder à toutes les fonctionnalités avancées, même celles qui n’étaient pas pertinentes pour leur entreprise.

 

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Fig. 2.8.2. OpenERP 7 – Convivialité – le menu de paramétrage

 

2.9. OpenERP 7 : Fin des confusions entre les « étapes » et les « états »

OpenERP 6.1 faisait la différence entre les deux concepts: l’étape indiquait l’avancée dans le processus d’un objet donné, tandis que l’état montrait si l’objet était nouveau, ouvert, en attente, ou fermé. Les deux concepts se chevauchaient et créaient une certaine confusion pour certains utilisateurs.
Avec la version 7.0, nous avons simplifié cette distinction pour ne garder que les états. Par exemple, vous pouvez maintenant seulement choisir : Nouveau, qualification, proposition, négociation, gagné ou perdu.
Cela vous aidera à mieux comprendre et visualiser le statut de vos opport et de décider ce qu’il faut faire en premier, car il n’y a pas de boutons d’onglets supplémentaires inutiles.

 

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Fig. 2.9.1. OpenERP 7 – productivité utilisateur – « Etapes » et « états »: la barre d’état montre les étapes L ‘«état» n’est conservé que pour la compatibilité avec les versions antérieures d’OpenERP, mais il n’est pas plus utilisé dans la OpenERP version 7.0.
En dessous, à titre d’exemple, vous pouvez voir les modifications dans la barre d’état avec la création d’une colonne supplémentaire.

 

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Fig. 2.9.2. OpenERP 7.0 -Productivité utilisateur – “étape” et “état”: les étapes pour insérer une colonne dans les opportunités avec la vue Kanban

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Fig. 2.9.3. OpenERP 7.0 -Productivité utilisateur – “étape” et “état”: ajouter une colonne ajoutera une étape dans votre gestion de propspects (CRM)

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Fig. 2.9.4. OpenERP 7 – Productivité utilisateur – “étape” et “état”: création d’une nouvelle colonne

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Fig. 2.9.5. OpenERP 7.0 -Productivité utilisateur – “étape” et “état”: la nouvelle étape apparaît dans la barre d’état après avoir insérer la nouvelle colonne avec la vue Kanban

Les étapes sont maintenant placées dans le coin supérieur droit de chaque opportunité. Idem pour les tâches et les autres éléments: une fois que vous ouvrez un formulaire, vous serez en mesure de voir les étapes sur le coin supérieur droit du formulaire.
Au lieu d’avoir des boutons pour passer d’une étape à l’autre, avec la barre d’état OpenERP il suffit decliquer directement sur une étape spécifique.

 

2.10. OpenERP 7.0 : Le contenu de l’interface utilisateur reflète désormais les droits d’accès des utilisateurs

Dans la version 7.0, l’interface utilisateur est personnalisée en fonction des droits. Par exemple, si un utilisateur n’a pas l’autorisation de modifier les commandes clients, le bouton « modifier » n’apparaît pas dans la vue d’un bon de commande.
Avant, même si un utilisateur n’avait pas le droit de modifier un bon de commande, il avait encore le bouton ‘Modifier’ visible. C’était une source de frustration et pouvait faire penser à l’utilisateur qu’il était confronté à un bug. Nous nous sommes débarrassés de ce problème, en éliminant les boutons correspondants aux autorisations restreintes, ou points de vue, au lieu de déclencher des messages d’erreur.

 

2.11. OpenERP 7.0 : Meilleur système de feedback

Le système de feedback a été rendu plus explicite, par exemple, lorsque vous chargez une application, le processus d’installation indique qu’il est occupé avec une explication.

 

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Fig. 2.11.1. openERP 7 – Productivité utilisateur- système de feedback plus explicite

Autre exemple : lorsque l’utilisateur veut enregistrer un formulaire, le système détecte si les champs obligatoires sont saisis. Si ce n’est pas le cas, une fenêtre contextuelle va indiquer ce qui est absent.

 

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Fig. 2.11.2. OpenERP 7 – Productivité utilisateur- système de feedback : les alertes

 

OpenERP 7 : Introduction

OpenERP 7 : Productivité utilisateur: un énorme pas en avant

OpenEPR 7 : Améliorations et nouveaux modules

OpenERP 7 : Nouvelles fonctionnalités

OpenERP 7 : Amélioration des flux commerciaux

OpenERP 7 : Votre OpenERP est transformé en une suite d’applications

OpenERP 7 : Amélioration des services OpenERP

OpenERP 7 : Nouveautés, déplacement, ou suppression de modules

 

OpenERP 7.0 Release Notes

Source de la traduction : auneor conseil